ORGANIZACIÓN INTERNA
La horizontalidad en la toma de decisiones
Desde nuestros primeros momentos hemos adoptado una dinámica de horizontalidad en la toma de decisiones en Ojo de Agua. Asumimos muy en serio el hecho que hasta arriba en nuestra estructura organizativa está la Asamblea, o sea el conjunto de todas y todos, y que lo demás responde a lo que se decide colectivamente en este espacio. Desde hace algunos años, hemos determinado que todos los martes hacemos reuniones de trabajo. En ellas se ponen sobre la mesa todo tipo de temas, desde cuestiones cotidianas hasta conceptos más profundos que pueden afectar la forma en que percibimos nuestro entorno. Son reuniones largas, a veces cansadas, y no son pocas las veces que nos frustramos con ellas. Pero abrir un espacio para sacar al aire todo lo que se debe conocer y discutir en colectivo ha sido una de las recetas más importantes para nutrir el alma de Ojo de Agua.
Nuestra estructura organizativa
Hemos acordado organizarnos de acuerdo a las áreas de intervención con las que trabajamos. De este modo, abajo de la Asamblea, está una persona que ejerce el cargo de Coordinación General, quien, con el apoyo de la Administración, y la persona encargada de la gestión de fondos, facilita las tareas de las tres áreas de trabajo: producción, formación y difusión. Bajo la administración también se ubicaba un cargo para quien se encarga del equipo técnico, así como los vehículos.
El siguiente organigrama ilustra esta estructura:
LOS PRINCIPIOS DE OJO DE AGUA
En distintos momentos, nos hemos reunido para precisar la forma en que podemos y debemos trabajar en conjunto. Aunque esto ha sido sobre-entendido durante muchos años, nos pareció conveniente precisar algunos principios para tenerlos en papel. El ejercicio de precisar los principios ayuda a generar discusión que lleva a que asumamos estos principios, para que no estén solamente en papel.
Ser parte de Ojo de Agua implica estar unidos por compromisos compartidos, la amistad y la confianza.
Se mantendrá una búsqueda activa y participativa para mejorar las habilidades de comunicación comunitaria e indígena.
El trabajo que hacemos debe repercutir positivamente donde está nuestro campo de acción y no generar conflictos.
No se debe trabajar con partidos políticos u otras organizaciones, instituciones, iniciativas o proyectos que generan divisiones y conflictos en las comunidades.
Se trabajará con honestidad y transparencia.
El sentido de nuestras acciones debe partir de reflexiones colectivas.
El compromiso ético y la persecución de la misión tienen mayor valor que la ganancia económica.
Cada integrante, así como Ojo de Agua en su conjunto, buscará innovar y promover iniciativas para perseguir nuestra misión.
Se mantendrá respeto a las ideas y formas de pensar de cada integrante, generando condiciones para el apoyo mutuo.
Cada persona actuará impulsada por el claro compromiso de compartir información y conocimiento con las comunidades y con las y los integrantes de la organización.
Se deben generar las condiciones para que cada integrante desarrolle sus capacidades.
Como colectivo, debemos reflexionar constantemente sobre lo que promovemos, y ser consecuentes con ello.
Debemos ser coherentes en nuestras vidas personales, costumbres, hábitos y creencias, de tal manera que los mensajes que Ojo de Agua emite sean asumidos y aplicados en el seno de la organización y de cada integrante.
CARGOS Y PERSONALIDADES
Durante mucho tiempo consideramos importante que los cargos fueran rotativos, y que todo mundo tuviera la experiencia de asumir cada uno de ellos. De esta manera a cada quien le debería tocar ser coordinador/a, encargada/o de capacitación, difusión, producción, administración, etc. Sin embargo, ya hemos entendido que aunque el modelo es interesante, para Ojo de Agua no funciona. Cada cargo requiere de cierto tipo de temperamento, capacidad, experiencia previa. Hay personas que nunca podrán cumplir bien con ciertos cargos, y al colocarlos ahí solamente perjudican el funcionamiento de la organización y genera tensiones innecesarias. A partir de esta reflexión, muy recientemente hemos empezado a definir el perfil y las responsabilidades de quien llena cada uno de los cargos que hemos definido.
Para esto, elaboramos un perfil para los cargos más significativos, que aquí presentamos:
Coordinación General
Debe estar enterado/a de todo lo que sucede y lo que debe suceder en la organización.
Conocer el plan estratégico y ver formas de que las acciones cotidianas se encaminen hacia los resultados establecidos.
Supervisar el trabajo de cada área y de los proyectos en general, coordinándose con los responsables.
Convocar a asambleas ordinarias y extraordinarias, y ver que se cumplan los acuerdos tomados.
Coadministrar, en estrecha relación con la persona responsable de Administración.
Proponer y propiciar el diálogo sobre es uso de recursos y actividades de la organización.
Relaciones públicas.
Construcción de alianzas con otras organizaciones.
Canalizar solicitudes externas y socializarlas ante la Asamblea.
Coordinar con los demás integrantes la documentación de los trabajos, peticiones, etc., para tener un archivo ordenado.
Asegurar que las necesidades de las y los colaboradores para hacer su trabajo sean resueltas.
Resolver cualquier asunto imprevisto.
Planeación y Gestión
De acuerdo al rumbo que marca la Asamblea, elaborar planes y gestiones necesarias.
Entablar relaciones con instituciones, fundaciones y otras fuentes financiadoras.
Elaborar la planeación estratégica con participación de la Asamblea, y ver que se elaboren los proyectos, no solamente los que generan fondos, sino todo tipo de proyecto que aporte al desarrollo de Ojo de Agua y sus integrantes.
Procurar que se cuente con los recursos necesarios para las actividades y proyectos.
Evaluar los resultados y la implementación del plan estratégico.
Administración
Administrar todos los recursos de todos los proyectos y demás fondos de Ojo de Agua
Coordinarse con las personas encargadas de los proyectos para asegurar su buena ejecución desde lo financiero y administrativo.
Realizar los pagos de honorarios, gastos operativos, pagos a proveedores, etc.).
Ordenar la información para la declaración mensual ante Hacienda.
Preparar los informes financieros de cada proyecto.
Preparar y realizar trámites bancarios.
Actualización en cuanto a cambios en el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
Pago de tenencias y seguros de vehículos.
Responsable de Proyecto
Diseñar el proyecto, de ser necesario.
Realizar el presupuesto y/o hacer los ajustes necesarios.
Mantener contacto con la institución, organización o fundación con la que se está trabajando, junto con la Coordinación General.
Asegurar que las actividades se realicen en tiempo y forma.
Elaborar y entregar informes en tiempo y forma.
Mantener y cerrar la contabilidad, junto con la Administración.
Archivar los materiales realizados en coordinación con el responsable de servicios generales.
Presentar un informe narrativo y fotográfico a la coordinación general.
Organizar los insumos (videos, discos duros, etc.) y archivarlos de manera ordenada.
Responsable de Difusión
Proyectar la presencia de Ojo de Agua hacia fuera. (sus acciones, ejemplos de sus principios y su ética).
Mantener actualizados los sitios web y medios sociales.
Organizar los eventos públicos como presentaciones y estrenos.
Organizar las conferencias de prensa.
Elaborar reportajes cortos sobre las actividades y posicionamientos de la organización para el público en general.
Promover las producciones en muestras y festivales.
Responder a las peticiones de copias de videos, de invitaciones a presentaciones, etc., en coordinación con el Responsable de Logística.
Responsable de Logística
Administrar el uso, resguardo y mantenimiento de los vehículos y del equipo técnico.
Trabajar como asistente de la persona responsable de administración y la responsable de coordinación, haciendo las tareas menores necesarias.
Contestar el teléfono y transmitir recados.
Ver que la infraestructura de la oficina esté funcionando adecuadamente: (luz, agua, focos, candados, goteras, etc.),
Asegurarse que todos el equipo técnico estén en buen funcionamiento.
Llevar el control del archivo audiovisual, y del uso y resguardo de los discos duros.
Más adelante veremos cómo en este mismo proceso de reflexión hemos identificado los problemas de organización interna que enfrentamos. Esta definición de roles es un paso a la solución a algunos de esos problemas.
